SIGNAX DOCS – Môi trường dữ liệu chung cho quản lý dự án xây dựng

SIGNAX DOCS là nền tảng Common Data Environment (CDE) được phát triển chuyên cho ngành xây dựng, giúp chủ đầu tư, tư vấn, tổng thầu, nhà thầu và đội ngũ BIM quản lý tài liệu, bản vẽ, mô hình và quy trình phê duyệt trên một nguồn dữ liệu tập trung. Từ quản lý phiên bản và phân quyền truy cập đến review, issue, markup và xem mô hình 2D/3D, SIGNAX DOCS tạo môi trường làm việc thống nhất cho thông tin dự án từ thiết kế, thi công đến bàn giao và vận hành. 

Trong một dự án xây dựng có nhiều bên tham gia, việc sử dụng email, thư mục chia sẻ và nhiều nền tảng độc lập dễ dẫn tới tình trạng tài liệu phân tán, sử dụng sai phiên bản hoặc mất thời gian xác định hồ sơ nào đã được phê duyệt.

SIGNAX DOCS giải quyết bài toán này bằng cách đưa dữ liệu dự án về một Common Data Environment, nơi bản vẽ, mô hình BIM, tài liệu kỹ thuật và các quy trình review được tổ chức, kiểm soát và theo dõi trong cùng một hệ thống. CDE cho phép các bên tiếp cận phiên bản thông tin mới nhất theo đúng quyền được cấp, đồng thời duy trì lịch sử thay đổi và trạng thái xử lý của tài liệu. 

Giao diện SIGNAX DOCS trên máy tính và thiết bị di động.

SIGNAX – Nền tảng số hóa quản lý xây dựng

SIGNAX phát triển hệ sinh thái phần mềm chuyên cho quản lý và số hóa dự án xây dựng. Nền tảng kết nối tài liệu, BIM, phê duyệt, dữ liệu hiện trường và báo cáo quản trị thông qua các module như DOCS, FORMS, INSPECTION, TOOLS và DASHBOARD.

Các giải pháp của hãng được xây dựng cho nhiều nhóm người dùng trong dự án, bao gồm chủ đầu tư, tổng thầu, tư vấn quản lý dự án, đơn vị thiết kế và BIM Manager. SIGNAX hỗ trợ cả mô hình triển khai SaaS và On-premise, đồng thời xây dựng workflow CDE phù hợp với các nguyên tắc quản lý thông tin của ISO 19650. 

SIGNAX hiện công bố nền tảng đã được triển khai cho hơn 300 khách hàng, hơn 4.000 người dùng và hơn 3,5 triệu m² dự án. 

Tập trung toàn bộ tài liệu dự án trong một CDE

SIGNAX DOCS tạo một không gian tập trung để quản lý:

• Bản vẽ thiết kế;
• Shop drawing;
• Mô hình BIM;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Specification;
• Hợp đồng và hồ sơ dự án;
• Các phiên bản tài liệu;
• Issue và comment;
• Quá trình review và approval.

Mỗi tổ chức và thành viên dự án được phân quyền truy cập vào dữ liệu phù hợp với vai trò của mình.

Thông tin không chỉ được lưu trữ mà còn đi kèm version, trạng thái, lịch sử review và quyền truy cập, giúp đội ngũ dự án xác định rõ tài liệu nào đang làm việc, đang review, đã được chấp thuận hoặc cần cập nhật. 

Đây là cơ sở để duy trì một nguồn dữ liệu thống nhất cho toàn bộ dự án, thay vì phân tán thông tin trên nhiều thư mục hoặc hệ thống tài liệu riêng biệt.

Quản lý phiên bản và kiểm soát thay đổi tài liệu

Một trong những chức năng quan trọng của SIGNAX DOCS là Version Management.

Khi tài liệu hoặc mô hình được cập nhật, hệ thống duy trì các phiên bản để người dùng có thể theo dõi lịch sử thay đổi và khôi phục lại phiên bản tệp khi cần.

Đối với PDF, SIGNAX DOCS còn hỗ trợ so sánh các phiên bản tài liệu, giúp người dùng xác định trực quan những nội dung đã thay đổi giữa hai lần phát hành. Sandbox chính thức của SIGNAX cho phép thử các thao tác như restore file version, compare PDF version và review tài liệu trực tuyến. 

Quản lý review và cập nhật package tài liệu trong SIGNAX DOCS.

Với các dự án có nhiều lần phát hành shop drawing, thiết kế kỹ thuật hoặc hồ sơ thi công, khả năng theo dõi version giúp giảm nguy cơ đội ngũ hiện trường sử dụng nhầm tài liệu cũ.

SIGNAX DOCS đưa quy trình xem xét và phê duyệt hồ sơ vào trực tiếp trên CDE.

Một package tài liệu có thể được đưa vào Review Workflow, phân cho các bên hoặc cá nhân chịu trách nhiệm và theo dõi trạng thái xử lý trên timeline.

Các bước review được ghi nhận trong hệ thống thay vì trao đổi rời rạc qua email. Người quản lý có thể kiểm tra tài liệu đang nằm ở bước nào và bên nào đang chịu trách nhiệm xử lý.

SIGNAX cũng cung cấp:

Comments → Markups → Reviews → Approvals → Version Comparison → Issue Management

trong cùng môi trường tài liệu. 

Điều này đặc biệt phù hợp với workflow phê duyệt shop drawing, thiết kế, hồ sơ kỹ thuật và tài liệu phục vụ thi công.

Issue, Comment và Markup trực tiếp trên tài liệu và BIM

Các vấn đề phát hiện trong quá trình review có thể được tạo thành Issue thay vì chỉ ghi nhận bằng email hoặc tin nhắn.

SIGNAX DOCS cho phép tạo issue và comment trên tài liệu PDF hoặc liên kết issue với các phần tử của mô hình BIM. Người phụ trách, nội dung và trạng thái xử lý được quản lý trong hệ thống để đội ngũ dự án theo dõi đến khi hoàn thành. 

Việc kết hợp issue với tài liệu và mô hình giúp làm rõ:

Vấn đề nằm ở đâu → liên quan tới tài liệu/mô hình nào → ai chịu trách nhiệm → trạng thái xử lý hiện tại.

Các cập nhật năm 2025 của SIGNAX tiếp tục bổ sung quick filter cho Issue, kiểm soát quyền truy cập theo vai trò và workflow theo dõi approval của từng tài liệu. 

Xem hơn 50 định dạng 2D và 3D ngay trên trình duyệt

SIGNAX DOCS tích hợp công nghệ viewer của Autodesk Forge, cho phép xem hơn 50 định dạng file trực tiếp từ trình duyệt hoặc smartphone mà không cần cài phần mềm chuyên dụng trên thiết bị. 

Điều này giúp các bên không trực tiếp sử dụng phần mềm thiết kế vẫn có thể truy cập bản vẽ và mô hình để review thông tin.

CDE của SIGNAX hỗ trợ dữ liệu CAD và BIM, trong đó tài liệu hãng đề cập trực tiếp tới các workflow với RVT, IFC và DWG.

Sử dụng mô hình BIM và dữ liệu dự án trong môi trường quản lý xây dựng.

Việc xem mô hình trực tiếp trên web đặc biệt hữu ích với chủ đầu tư, tư vấn, quản lý dự án và đội thi công vì không yêu cầu mỗi người phải có phần mềm authoring BIM được cài trên máy.

Làm việc đầy đủ trên smartphone và tablet

Dữ liệu công trường cần được truy cập ngay tại hiện trường thay vì chỉ trên máy tính văn phòng.

SIGNAX DOCS cung cấp giao diện mobile được hãng thiết kế để phản ánh đầy đủ chức năng của phiên bản web.

Từ smartphone hoặc tablet, người dùng có thể:

• Truy cập tài liệu;
• Quản lý quyền;
• Tạo comment và instruction;
• Review tài liệu;
• Thực hiện approval;
• Kiểm tra thông tin dự án. 

Điều này cho phép kỹ sư QA/QC, Site Manager, tư vấn giám sát và Project Manager làm việc trực tiếp với dữ liệu CDE tại công trường.

Triển khai Cloud hoặc On-premise

Không phải dự án nào cũng cho phép dữ liệu được lưu trên hạ tầng cloud của nhà cung cấp.

SIGNAX DOCS hỗ trợ cả public cloud và On-premise. Đối với mô hình On-premise, doanh nghiệp có thể sử dụng server nội bộ hoặc cloud server riêng thông qua storage S3 được cấu hình trong hệ thống. 

Đây là một điểm khác biệt đáng chú ý đối với:

• Chủ đầu tư lớn;
• Doanh nghiệp có chính sách bảo mật dữ liệu riêng;
• Dự án hạ tầng trọng điểm;
• Dự án chính phủ;
• Dự án yêu cầu data sovereignty.

Trang SIGNAX dành cho thị trường Việt Nam cũng xác định nền tảng hướng tới các dự án chính phủ, quốc phòng, công nghiệp và hạ tầng có yêu cầu về chủ quyền dữ liệu. 

Phân quyền truy cập và quản trị CDE

SIGNAX DOCS cung cấp hệ thống phân quyền theo người dùng và vai trò, cho phép doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu mà từng thành viên hoặc tổ chức được quyền truy cập.

Administrator có thể:

• Thêm người dùng;
• Phân quyền;
• Quản lý project settings;
• Quản lý license;
• Kiểm soát tài nguyên dự án;
• Theo dõi hoạt động hệ thống.

SIGNAX cũng cung cấp khả năng thêm người dùng theo batch nhằm thuận tiện cho các dự án có số lượng thành viên lớn. 

Hệ thống folder có thể được thiết lập theo workflow quản lý thông tin phù hợp ISO 19650, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa việc lưu trữ và luân chuyển tài liệu.

Chia sẻ tài liệu với các bên ngoài hệ thống

Không phải mọi đơn vị tham gia dự án đều cần trở thành người dùng chính thức của CDE.

SIGNAX DOCS hỗ trợ chia sẻ tài liệu thông qua link và thiết lập quyền view/download cho bên nhận. 

Nhờ đó, nhóm dự án có thể phân phối tài liệu tới nhà thầu, tư vấn hoặc đối tác bên ngoài nhưng vẫn kiểm soát thông tin được chia sẻ.

E-signature và QR Code trong quản lý tài liệu

SIGNAX đưa các công cụ phục vụ quy trình tài liệu số vào CDE, bao gồm:

E-signature integration, QR code và các công cụ quản lý trạng thái tài liệu phục vụ xây dựng. 

Các chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình hồ sơ điện tử có khả năng truy vết tốt hơn so với việc quản lý tài liệu rời rạc bằng file và email.

Phạm vi giá trị pháp lý của chữ ký điện tử cần được cấu hình và đánh giá theo quy định của từng quốc gia và từng dự án; vì vậy không nên quảng cáo SIGNAX DOCS như một công cụ tự động bảo đảm giá trị pháp lý của mọi loại tài liệu.

Tích hợp Microsoft Office và Google Docs

SIGNAX DOCS hỗ trợ tích hợp với Google Docs và Microsoft Office, giúp các tài liệu văn phòng tham gia vào môi trường quản lý dữ liệu của dự án bên cạnh bản vẽ CAD và mô hình BIM. 

Hãng cũng phát triển khả năng làm việc với dữ liệu Microsoft Project; các bản cập nhật năm 2025 bổ sung so sánh lịch tiến độ Microsoft Project. 

Điều này giúp CDE không bị giới hạn ở BIM mà có thể quản lý nhiều loại thông tin thường xuyên phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Gói Enterprise cho dự án có số lượng người dùng lớn

Đối với dự án lớn, mô hình license theo từng user có thể làm chi phí tăng nhanh khi hàng trăm thành viên cùng cần truy cập CDE.

SIGNAX DOCS cung cấp Enterprise Subscription cho phép kết nối số lượng người dùng không giới hạn vào các dự án. 

Đây là một trong những điểm đáng chú ý khi triển khai SIGNAX DOCS cho:

• Chủ đầu tư quản lý nhiều dự án;
• Tổng thầu lớn;
• PMC;
• Dự án có hàng trăm đơn vị và thành viên tham gia;
• Doanh nghiệp muốn mở quyền truy cập CDE cho nhiều stakeholder.

SIGNAX DOCS được ứng dụng ở đâu?

SIGNAX DOCS phù hợp với các dự án cần một môi trường dữ liệu thống nhất trong suốt quá trình thiết kế và thi công, đặc biệt trong:

• Công trình dân dụng và thương mại: quản lý bản vẽ, BIM, shop drawing, review và hồ sơ thi công.
• Dự án hạ tầng: quản lý tài liệu giữa chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu và các đơn vị liên quan.
• Công trình công nghiệp: kiểm soát khối lượng lớn hồ sơ kỹ thuật và nhiều bộ môn thiết kế.
• Dự án EPC và Design & Build: tổ chức workflow review/approval giữa thiết kế, procurement và thi công.
• Các dự án ứng dụng BIM: xây dựng CDE phục vụ quản lý thông tin, issue và coordination.

CDE có thể tiếp tục được sử dụng ở các giai đoạn từ planning, design và construction đến operations, giúp tài liệu và dữ liệu công trình được duy trì xuyên suốt vòng đời dự án. 

SIGNAX DOCS – Giải pháp thay thế Autodesk Docs trong bài toán CDE

Với nhóm chức năng Common Data Environment và Document Management, sản phẩm tương ứng trực tiếp nhất với SIGNAX DOCS là Autodesk Docs, hiện được Autodesk đổi tên thành Forma Data Management.

Hai hệ thống cùng giải quyết các workflow cốt lõi gồm:

Autodesk xác nhận Forma Data Management/Autodesk Docs cung cấp document control, access control, versioning, 2D/3D viewing, review và approval trong một CDE tập trung. Vì vậy đây là nhóm sản phẩm có phạm vi chức năng gần nhất để đối chiếu với SIGNAX DOCS. 

Điểm khác biệt đáng chú ý của SIGNAX DOCS

Đối với doanh nghiệp đang tìm giải pháp thay thế Autodesk Docs, SIGNAX DOCS có hai lợi thế triển khai nổi bật:

• On-premise: dữ liệu có thể được lưu trên server hoặc hạ tầng cloud do doanh nghiệp kiểm soát.
• Enterprise không giới hạn số user: SIGNAX cung cấp tùy chọn Enterprise cho phép kết nối không giới hạn người dùng vào các dự án.

SIGNAX DOCS – Nền tảng cho quản lý thông tin dự án theo CDE

Giá trị của SIGNAX DOCS nằm ở việc kết nối tài liệu – bản vẽ – BIM – version – issue – review – approval – quyền truy cập trong một môi trường thống nhất.

Thay vì các nhóm thiết kế, tư vấn, nhà thầu và chủ đầu tư quản lý thông tin trên nhiều hệ thống rời rạc, SIGNAX DOCS duy trì một nguồn dữ liệu dự án tập trung, hỗ trợ theo dõi lịch sử và trạng thái tài liệu trong suốt quá trình triển khai.

Khả năng triển khai Cloud hoặc On-premise, làm việc đầy đủ trên mobile, xem hơn 50 định dạng 2D/3D và cung cấp Enterprise Subscription không giới hạn người dùng giúp SIGNAX DOCS đáp ứng cả dự án đơn lẻ lẫn các tổ chức triển khai CDE ở quy mô lớn.